ADMINISTRATIF

Gestion des Communications

Appels téléphoniques

• Répondre aux appels via un système de téléphonie en ligne.
• Transfert des appels aux personnes concernées.
• Prise de messages et suivi des appels manqués.

Courriels

• Tri, réponse et suivi des courriels.
• Préparation et envoi de courriers électroniques.
• Archivage des courriels importants.

Messagerie Instantanée

• Gestion des communications internes et externes via Slack, Teams, etc.
• Organisation des canaux de communication pour différentes équipes ou projets.
• Suivi des conversations et prise de notes importantes.

Gestion de l'Agenda

Planification des Rendez-vous

• Planification et coordination des réunions virtuelles (Zoom, Teams, etc.).
• Gestion des calendriers des dirigeants et des équipes.
• Envoi de rappels et confirmations de rendez-vous par email ou notifications.

Organisation des Réunions

• Préparation des ordres du jour et des documents nécessaires.
• Prise de notes et rédaction des comptes rendus de réunion.
• Suivi des actions décidées en réunion.

Gestion Documentaire

Documents

• Création, mise à jour et classement des documents.
• Archivage numérique sur Google Drive, Dropbox, etc.
• Rédaction de courriers, notes et autres documents administratifs.

Gestion des Archives

• Numérisation des documents papier.
• Mise en place d'un système d'archivage structuré.
• Suivi des délais de conservation et destruction des documents obsolètes.

Gestion des Tâches Administratives Courantes

Fournitures de Bureau

• Commande et gestion des fournitures via des plateformes en ligne.
• Suivi des stocks de fournitures.
• Coordination avec les fournisseurs.

Déplacements Professionnels

• Organisation et coordination en ligne des déplacements professionnels.
• Réservation des billets de transport et des hébergements.
• Préparation des itinéraires et des documents de voyage.

Contrats et Abonnements

• Suivi et gestion des contrats et abonnements numériques.
• Renouvellement des abonnements et des contrats.
• Vérification des factures et suivi des paiements.

Plannings

• Gestion des plannings des équipes.
• Coordination des disponibilités et des absences.
• Mise à jour régulière des plannings.

Gestion des Devis, Avoirs et Factures

• Préparation et envoi des devis.
• Suivi des factures clients et fournisseurs.
• Gestion des avoirs et des remboursements.

Organisation d'Événements

Événements Virtuels

• Planification et coordination des webinaires, conférences en ligne.
• Gestion des invitations et confirmations de présence.
• Suivi logistique des événements en ligne.

Gestion de la Relation Client

Support Client

• Réponse aux demandes et questions des clients via email et chat.
• Suivi des dossiers clients via un CRM en ligne.
• Gestion des réclamations et des retours clients.

Communication Client

• Envoi de newsletters et autres communications clients via des plateformes dédiées.
• Préparation et diffusion des mises à jour et des informations importantes.

Services Clients

• Prise de commandes, rendez-vous et réservations.
• Planification d'interventions et de services.
• Relation client multicanal : chat, SMS, réseaux sociaux.

Gestion des Télécommunications

Appels

• Émission et réception des appels.
• Fourniture d'informations et de conseils.
• Gestion des numéros et des extensions téléphoniques.

Gestion des Contacts et du CRM

Base de Données

• Mise à jour et gestion de la base de données clients.
• Enregistrement et suivi des interactions avec les clients.
• Segmentation des clients pour des campagnes marketing ciblées.

Traitement des Commandes

Commandes Clients

• Saisie et suivi des commandes clients.
• Vérification des stocks et coordination avec les équipes de production.
• Gestion des retours et des réclamations clients.

Préparation des Rapports et des Documents

Rapports

• Préparation des rapports hebdomadaires et mensuels.
• Création de présentations et de supports visuels.
• Mise à jour des documents et des catalogues de produits.

Information: liste non exhaustive

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